Accéder à votre webmail de l’Académie de Besançon n’a jamais été aussi fluide. Cet espace centralisé vous accompagne au quotidien pour gérer vos échanges professionnels et pédagogiques sans perdre une minute. De la première connexion à l’exploration des messages, chaque étape a été pensée pour optimiser votre temps. Que vous soyez enseignant, administrateur ou étudiant, vous disposerez d’outils performants pour suivre l’actualité, planifier vos interventions et rester en contact avec tous les acteurs du milieu éducatif dans le Doubs et au-delà.
Accéder et naviguer dans votre webmail Besançon
Avant toute chose, il faut se connecter au portail Convergence. Voici les prérequis :
- Un identifiant académique valide.
- Un mot de passe associé, tel que communiqué par l’administration.
- Un navigateur récent (Chrome, Firefox, Edge ou Safari).
Si vous avez déjà exploré d’autres plateformes comme le webmail de Nancy ou celui de Lyon, sachez que l’interface de Besançon suit un même modèle ergonomique. Vous y retrouverez :
- Une barre de menus latérale pour basculer entre Boîte de réception, Éléments envoyés, Brouillons et Corbeille.
- Un champ de recherche rapide.
- Des filtres pour afficher uniquement les non lus ou les messages urgents.
Tableau récapitulatif des composants d’interface :
| Zone | Description | Action possible |
|---|---|---|
| Boîte de réception | Affiche tous les nouveaux courriels. | Cliquer pour lire, trier ou marquer comme lu. |
| Menu latéral | Permet la navigation entre dossiers. | Sélectionner un dossier pour voir son contenu. |
| Barre de recherche | Filtre par mot-clé, expéditeur, date. | Entrer une requête et valider. |
La réception d’e-mails s’effectue automatiquement toutes les quelques minutes. Vous pouvez toutefois forcer la relève en cliquant sur le bouton Relever le courrier. Chaque nouveau message apparaît en gras et s’accompagne d’un drapeau rouge pour signaler l’urgence.
Mon conseil ? Personnalisez votre vue dès les premiers usages : vous pouvez choisir d’afficher la taille du message, la date, l’objet et l’expéditeur pour gagner en lisibilité. Les colonnes sont redimensionnables à votre guise.
Étapes détaillées pour la première connexion
Pour ceux qui démarrent avec Convergence Besançon, voici le cheminement exact :
- Ouvrez votre navigateur et rendez-vous sur le site de l’Académie de Besançon.
- Cliquez sur le lien « Messagerie / Webmail ».
- Entrez votre identifiant académique et votre mot de passe.
- Validez et accédez à votre tableau de bord personnel.
- Configurez votre profil en cliquant sur votre nom, en haut à droite.
En tant qu’entrepreneur dans l’âme, je trouve qu’une bonne organisation dès la connexion évite bien des pertes de temps par la suite. N’hésitez pas à archiver vos messages dès qu’ils ne sont plus utiles et à créer des libellés colorés pour repérer vos priorités.
Optimiser votre navigation
Les utilisateurs aguerris adoptent souvent ces pratiques :
- Utiliser les raccourcis clavier pour naviguer plus vite (consultez la section d’aide pour la liste complète).
- Cacher la prévisualisation des messages si vous préférez un affichage compact.
- Activer le tri automatique par date ou par expéditeur.
- Créer des règles pour classer directement certains envois dans des dossiers dédiés.
Astuce durable : pour réduire la consommation de ressources serveur, vidangez régulièrement votre corbeille et supprimez les pièces jointes volumineuses dont vous n’avez plus besoin.
La maîtrise de la première étape, à savoir la connexion et la navigation, vous permettra de vous concentrer sur l’essentiel : vos échanges. L’apprentissage des menus et filtres disponibles constitue une base solide avant d’aborder les paramétrages plus avancés.
Paramétrer les notifications et la fréquence de relève
Une fois connecté, la question se pose : comment rester informé sans être submergé ? J’ai testé plusieurs approches, et voici celle qui m’a le plus convaincu.
- Notifications sonores : activez-les pour ne manquer aucun message urgent.
- Notifications visuelles : paramétrez les alertes de bureau.
- Fréquence de relève : choisissez entre automatique ou manuelle.
- Filtres de priorité : ne recevez que les messages provenant de vos contacts clés.
| Option | Détail | Impact sur votre productivité |
|---|---|---|
| Relève automatique | Toutes les 5 à 15 minutes. | Risque de distraction élevé si vous recevez beaucoup de mails. |
| Relève manuelle | Vous cliquer pour relever le courrier. | Meilleure concentration, mais vigilance requise. |
| Notification sonore | Son court à chaque nouveau mail. | Idéal pour messages urgents, mais intrusif. |
Pour paramétrer ces éléments :
- Accédez à « Paramètres » puis « Notifications ».
- Cochez ou décochez les options sonores et visuelles.
- Dans « Relève », choisissez intervalle ou mode manuel.
- Enregistrez avant de quitter.
Si vous utilisez également un service tel que le webmail de Reims ou celui de Lille, ce réglage assure une expérience cohérente entre vos différentes boîtes mail.
Cas pratique : lancement d’une newsletter
Lors du confinement, j’ai mis en place en 48 heures une box artisanale, avec une newsletter envoyée via Convergence. J’ai configuré la relève sur manuel pour vérifier chaque envoi avant qu’il ne parte, et activé une notification sonore pour surveiller les confirmations d’abonnement en temps réel.
- Relève manuelle pour le contrôle.
- Notification visuelle pour chaque nouvelle inscription.
- Archivage automatique des retours de type « en rupture de stock ».
Cette méthode a limité les erreurs et permis un suivi précis de chaque étape du lancement. Vous pouvez appliquer le même principe pour gérer vos projets éducatifs ou associatifs.
Synchronisation mobile
Pour accompagner vos déplacements, l’accès depuis smartphone implique souvent l’activation de l’IMAP/POP3 :
- Protocole IMAP conseillé pour conserver les actions synchronisées sur tous vos appareils.
- SSL/TLS obligatoire pour la sécurité.
- Identifiant académique et mot de passe utilisés.
Dans l’application Gmail ou Outlook, choisissez « Ajouter un compte », puis « IMAP », et renseignez les serveurs entrants/sortants fournis par l’Académie. Vous garderez ainsi un œil sur vos messages même en déplacement.
Un bon paramétrage des notifications et de la relève vous permet d’équilibrer vigilance et concentration. Vos messages importants arrivent sans vous submerger d’alertes inutiles.
Gérer efficacement vos messages : tri, dossiers et filtres
L’accumulation de courriels peut vite devenir ingérable. Pour y remédier, je recommande une organisation granulaire. Créez par exemple :
- Un dossier « Urgent » pour les courriels à traiter dans la journée.
- Un dossier « À planifier » pour les sujets à programmer dans votre calendrier.
- Un dossier « Archive » pour conserver vos anciens échanges.
- Des libellés colorés pour chaque projet ou chaque interlocuteur.
| Dossier / Filtre | Critère | Action Automatique |
|---|---|---|
| Urgent | Objet contient « URGENT » ou expéditeur prioritaire | Déplacer dans « Urgent » et notifier |
| Projets | Libellé « Projet X » | Appliquer le libellé et marquer comme non lu |
| Newsletter | Expéditeur contient « newsletter@… » | Déplacer dans dossier « News » |
Avec ces règles, j’ai évité que mes boîtes se transforment en véritable zone de chaos. Vous pouvez facilement reproduire ces filtres, voire les exporter si vous travaillez avec Solutions Numériques comme Trello ou Notion pour piloter vos tâches.
Processus de création de filtres automatiques
Dans la section « Filtres et blocage » :
- Cliquez sur « Nouveau filtre ».
- Définissez les conditions (mot-clé, expéditeur, taille).
- Choisissez l’action (déplacer, libeller, marquer comme lu).
- Enregistrez et testez avec un ou deux messages.
Adopter ces bonnes pratiques, c’est alléger votre charge mentale. Vous aurez toujours sous la main les échanges clés, qu’il s’agisse d’une proposition pédagogique ou d’un devis à traiter.
Collaboration et partage de dossiers
Si vous coordonnez une équipe, il est possible de partager des dossiers partagés via Microsoft Teams ou Slack. Les membres voient en temps réel les nouveaux fichiers et messages associés à un projet donné. Cette intégration s’appuie sur des API ouvertes et sécurisées.
Le tri, les filtres et le classement permettent non seulement de garder une boîte ordonnée, mais surtout d’optimiser votre Marketing Digital et votre Référencement SEO quand vous travaillez sur des campagnes e-mailing.
En maîtrisant la gestion de vos dossiers et filtres, vous gagnez un temps précieux à consacrer à l’essentiel : vos contenus et vos échanges stratégiques.
Lire et répondre aux messages signés ou chiffrés
La sécurité des échanges est un enjeu majeur en 2025. L’Académie de Besançon propose la lecture et la rédaction de courriels signés électroniquement ou chiffrés.
- Signature électronique : garantit l’authenticité de l’expéditeur.
- Chiffrement : protège le contenu des regards indiscrets.
- Certificats X.509 ou PGP : les deux méthodes coexistent selon vos usages.
- Validation automatique contre une autorité de certification reconnue.
| Type de sécurité | Avantage | Inconvénient |
|---|---|---|
| Signature électronique | Preuve d’origine garantie | Peut complexifier la réponse pour néophytes |
| Chiffrement PGP | Confidentialité maximale | Nécessite un échange de clés préalable |
| Chiffrement SSL/TLS | Mise en place transparente | Protège uniquement le transit, pas le stockage |
Procédure de lecture
Lorsque vous recevez un message chiffré :
- Un cadenas apparaît à côté de l’objet.
- Cliquez pour déchiffrer, la plateforme vous demande la bonne clé.
- Une fois déchiffré, le contenu est affiché en clair.
- Pour la signature, un bandeau vert certifie l’intégrité.
Si vous avez déjà consulté le guide de Poitiers, la logique est similaire, mais Besançon intègre une interface plus moderne et ergonomique.
Rédaction de réponses sécurisées
Pour répondre en conservant la sécurisation :
- Cochez « Signer électroniquement » avant d’envoyer.
- Cochez « Chiffrer le contenu » si nécessaire.
- Joignez vos certificats ou laissez la plateforme gérer automatiquement.
En tant qu’entrepreneur durable, je m’assure toujours qu’aucune donnée sensible ne circule en clair. Transformer une idée en projet concret, c’est aussi protéger chaque échange.
La maîtrise des messages signés et chiffrés augmente la confiance dans vos échanges et renforce la protection des données personnelles et institutionnelles.
Utilisation avancée : intégrations, calendrier et synchronisation mobile
Votre boîte mail peut devenir un véritable hub de productivité grâce à ses intégrations :
- Calendrier : acceptez ou déclinez directement les invitations.
- Contacts : synchronisez avec Google Contacts ou Outlook.
- Outils pédagogiques : lien direct avec l’ENT et les espaces numériques de type lycée JPL.
- Plateformes de travail collaboratif : Teams, Slack, Microsoft 365.
| Fonctionnalité | Service associé | Bénéfice |
|---|---|---|
| Calendrier | Convergence/Google Calendar | Planification instantanée, rappels |
| Contacts | Outlook/Google Contacts | Carnet synchronisé, import/export facile |
| Mobile | IMAP/POP3, SSL/TLS | Accès nomade, notifications en déplacement |
Pour les enseignants, l’intégration avec votre ENT ou plateforme scolaire facilite l’envoi des convocations, du planning ou des devoirs.
Synchronisation avec votre mobile
En paramétrant l’IMAP :
- Sélectionnez « Ajouter un compte » dans votre application.
- Choisissez « IMAP » et entrez les données fournies.
- Vérifiez que SSL/TLS est activé.
- Testez l’envoi et la réception.
Vous gardez ainsi vos filtres et libellés, vos messages urgents vous suivent partout, et vous pouvez répondre en toute sérénité.
Programmation de réponses et suivi de projet
Avec des outils complémentaires comme Trello ou Notion, vous pouvez :
- Relier un e-mail à une carte Trello : chaque nouvel échange crée une tâche.
- Insérer des liens de messages dans vos notes.
- Suivre le statut de vos actions directement depuis votre messagerie.
Cette intégration transforme votre webmail en un véritable Digital Studio, digne d’une Web Agency. Vous y déployez vos stratégies de Marketing Digital, de Design UX/UI et de Développement Web tout en restant concentré sur l’essentiel.
En combinant calendrier, contacts et synchronisation mobile, vous obtenez une boîte mail ultra-performante, prête à soutenir vos projets académiques et entrepreneuriaux.
Insight final : une boîte mail centralisée et intégrée, c’est la clé pour piloter vos activités avec clarté et efficacité.
FAQ
-
Comment réinitialiser mon mot de passe académique ?
Rendez-vous sur la page de l’administration, cliquez sur « Mot de passe oublié ». Vous recevrez un e-mail de réinitialisation sur votre adresse secondaire.
-
Puis-je importer mes anciens e-mails depuis un autre fournisseur ?
Oui, via l’option « Import/export » dans les paramètres, vous pouvez récupérer vos courriels au format .mbox ou via IMAP.
-
Comment installer un certificat pour lire les courriels chiffrés ?
Dans « Sécurité », sélectionnez « Clés et certificats », puis « Importer ». Choisissez votre fichier .p12 ou .asc et validez.
-
Est-il possible de programmer l’envoi différé d’un message ?
Oui, cochez « Planifier l’envoi », choisissez la date et l’heure, puis cliquez sur « Envoyer plus tard ».
-
Comment synchroniser mes contacts sur mobile ?
Activez IMAP/SMTP dans les paramètres, puis importez vos contacts via CardDAV ou Google Contacts.
